Afgelopen weken heb ik een aantal teams begeleid bij het verbeteren van de samenwerking. Wanneer je hier met elkaar over in gesprek gaat, helpt het om vooraf een paar gespreksregels vast te stellen. Eén van die regels is dat je niet vraagt naar het ‘waarom’ van de ander.
Waarom helpt het woord ‘waarom’ ons in dit soort situaties slechts zelden?
Wanneer je samen met collega’s de samenwerking wilt verbeteren en hierover met elkaar in gesprek gaat, is de verleiding groot om te vertellen wat de ander anders zou moeten doen.
Je hebt immers last van wat sommige collega’s doen of nalaten en je wilt dat graag aan de orde stellen.
Bovendien begrijp je niet waarom de ander doet wat hij doet. De ‘waarom’-vraag is dan snel gesteld.
Maar wat levert het antwoord op de ‘waarom’-vraag op?
Wanneer de ander volgens jou een slechte reden heeft, dan vergroot dat je eigen frustratie.
Het antwoord van de ander versterkt je eigen gelijk en zorgt er voor dat je irritatie toeneemt. Deze toenemende emotie helpt doorgaans weinig. De ander voelt zich aangevallen en zal op zijn beurt ook met een negatieve emotie reageren.
Wanneer de ander volgens jou een goede reden heeft, vertraagt dit vaak het vinden van een oplossing.
Je begrijpt het gedrag van de ander, maar daarmee richt je je aandacht op de onmogelijkheden die er zijn om zaken anders aan te pakken in plaats van op het vinden van een oplossing.
Maar wat waarschijnlijk nog vaker het geval is en daarmee wellicht goed om te weten: geregeld hebben we helemaal geen goed doordachte reden voor wat we doen.
Veel van ons gedrag komt voort uit gewoontes of onze persoonlijke voorkeur. Alleen is dat zakelijk gezien best lastig uit te leggen. Dus als naar ons ‘waarom’ wordt gevraagd, bedenken we geregeld ter plekke een aannemelijke reden. Een reden, die we overigens zelf vaak ook nog geloven.
Het is verleidelijk om te denken dat het begrijpen van de ander je samen verder helpt, maar meestal werkt dat niet zo tijdens dit soort gesprekken.
De ‘waarom’-vraag voelt namelijk snel als aanval en leidt vaak tot verdediging. En dat is nu precies wat niet helpt om tot een gezamenlijke oplossing te komen!
In zijn algemeenheid geldt: hoe sterker de emoties, hoe minder de ‘waarom’-vraag werkt.
Andere vragen helpen dan meer. Denk aan vragen als:
– wat willen we verbeteren?
– in welke situaties doen we dit wel goed en wat doen we dan concreet anders?
– wat kunnen we hiervan leren voor de situaties waarover we niet tevreden zijn?
– dit wetende: hoe kan ieder zelf bijdragen aan een betere samenwerking?
Kortom: richt je tijdens ‘lastige’ gesprekken op het ‘willen leren met elkaar’ en gebruik tijdens dit soort gesprekken vooral vragen die beginnen met ‘wat’, ‘welke’ en ‘hoe’. Dan ontstaat er eerder ruimte voor gezamenlijke oplossingen!