Het POP-gesprek krijgt binnen de sector de laatste tijd meer bekendheid. Steeds vaker hoor ik van leidinggevenden dat ze POP-gesprekken voeren of spreek ik P&O’ers, die het instrument willen gaan introduceren. Maar wat houdt een POP-gesprek eigenlijk in en wat levert het op? Daar vertel ik deze keer graag meer over.
Wat is een POP-gesprek?
Een POP(Persoonlijk Ontwikkelplan)-gesprek is een gesprek tussen leidinggevende en medewerker over de persoonlijke ontwikkeling van de medewerker dat resulteert in een gezamenlijk plan.
Het gesprek wordt meestal gevoerd als er veranderingen binnen het bedrijf op komst zijn, de leidinggevende van mening is dat de medewerker meer in zijn mars heeft of de medewerker zelf behoefte heeft aan meer uitdagingen. Wat de aanleiding ook is, het POP-gesprek is vooral op de toekomst gericht.
In een POP worden de afspraken opgenomen over de persoonlijke ontwikkeling van de medewerker voor de komende periode met daarin vermeld:
– wat de persoonlijke ontwikkeling concreet inhoudt;
– de wijze waarop deze ontwikkeling tot stand komt, zoals extra taken, taakroulatie,
stage, coaching of scholing;
– de wijze waarop de voortgang wordt bewaakt, waarbij zowel de rol van de medewerker
als van de leidinggevende wordt benoemd.
Waarom wint het POP-gesprek aan populariteit?
Veranderingen binnen bedrijven gaan tegenwoordig zo snel, dat voor veel functies geldt dat medewerkers zich voortdurend moeten blijven ontwikkelen om mee te kunnen met de ontwikkelingen binnen het bedrijf. Het apart aandacht schenken aan deze ontwikkeling is niet alleen motiverend voor de meeste medewerkers; het maakt hen ook meer bewust van de noodzaak tot voortdurend bijleren.
Wat levert een POP-gesprek op?
Het POP is een instrument om blijvend de motivatie, inzetbaarheid, veranderingsgezindheid en het werkplezier van medewerkers te vergroten en op deze manier de slagkracht van een bedrijf blijvend te versterken. Het mes snijdt dus aan twee kanten.
Voeren we eigenlijk niet allang POP-gesprekken?
In zekere zin wel. In veel formulieren van functionerings- of beoordelingsgesprekken wordt apart aandacht besteed aan ‘ontwikkelpunten voor het komende jaar’.
Wanneer bedrijven kiezen voor een apart POP-gesprek zit het verschil vooral in de extra aandacht voor en de reikwijdte van het onderwerp ‘persoonlijke ontwikkeling’. Het accent ligt daarbij zoals gezegd op de toekomst en niet op het verleden.
Voorwaarden voor succes
Om een POP daadwerkelijk te laten bijdragen aan de gewenste persoonlijke ontwikkeling is het volgende van belang:
a. de mate van voorbereiding
Het bespreken van de ontwikkeling van een medewerker vraagt om een gerichte voorbereiding van zowel medewerker als leidinggevende. Voor de medewerker gaat het om vragen als: wat zijn mijn ambities, waar ben ik goed in, wat vind ik lastig, wat zou ik graag nog verder willen ontwikkelen?
Voor de leidinggevende gaat het om vragen als: welke ontwikkelingen spelen er op mijn afdeling, wat vraagt dat van deze medewerker, hoe functioneert de medewerker nu, wat zou deze medewerker nog meer kunnen en welke mogelijkheden voor ontwikkeling kan ik bieden?
b. de juiste condities
Een POP-gesprek vraagt om een gesprek tussen twee gesprekspartners met ieder een eigen inbreng en een eigen verantwoordelijkheid. Soms vloeit het met elkaar spreken over de persoonlijke ontwikkeling van een medewerker logisch voort uit het beoordelings- of functioneringsgesprek. Maar het komt ook voor dat het beter is om het POP-gesprek apart te voeren.
c. een concreet plan
Het is aan te raden de persoonlijke ontwikkeling in een POP zo concreet en meetbaar (SMART) mogelijk te formuleren, omdat dit goed zichtbaar maakt wat de verandering precies inhoudt en wat er moet gebeuren om de gewenste ontwikkeling te bereiken.
d. voortgangsbewaking
Elke ontwikkeling heeft aandacht nodig en het bespreken van de voortgang is daar een onderdeel van.
Mijn advies: zorg dat je een gesprek met een medewerker over zijn persoonlijke ontwikkeling gedegen voorbereidt en zorgvuldig voert. En beslis als leidinggevende zelf wanneer een apart POP-gesprek gewenst is.