“Je wilt niet weten hoeveel mails ik als leidinggevende per dag ontvang” verzuchtte één van mijn klanten deze week, “Als ik niet oppas heb ik er een dagtaak aan”. Het is niet de eerste leidinggevende binnen de sector van wie ik hoor dat het aantal mails tot steeds meer werkdruk leidt. Sterker nog: het is een terugkerend thema tijdens mijn gesprekken en cursussen.
De mail stelt ons in staat om op een moment dat het onszelf goed uitkomt snel en efficiënt informatie te delen of informatie op te vragen. En om niemand over te slaan bij het delen van die informatie, gebruiken we ook nog regelmatig de cc.
Maar de keerzijde van het snel en efficiënt versturen van mails is dat onze eigen in-box ook steeds voller wordt. Dat gebeurt als je elkaar gaat overladen met mails omdat je iedereen op de hoogte wilt brengen van alles wat mogelijk ooit van belang kan zijn. Het gevolg is een tijdrovende in-box, die gelezen moet worden.
Vaak zien we een overvolle in-box als ons eigen persoonlijke probleem. We zoeken dan ook onze eigen individuele oplossingen om hier mee om te gaan.
Maar als iedereen individueel zijn eigen oplossingen kiest, werk je sub-optimalisatie in de hand. Je besluit bijvoorbeeld dat je alleen aan het einde van elke dag je mail leest en verwerkt. Dat geeft je rust. Maar één van je collega’s, die jou om 9.00 uur een vraag heeft gemaild en voor de lunch jouw antwoord nodig heeft, gaat er vanuit dat je toch zeker vier keer per dag je mail bekijkt en raakt gefrustreerd omdat hij pas op het einde van de dag jouw antwoord krijgt.
Bovendien doe je daarmee niet aan de oorzaak van een overvolle in-box, die ontstaat door het mailgedrag van je collega’s. Met individuele oplossingen kun je maar heel beperkt invloed uitoefenen op het aantal mails dat je ontvangt. Het is dus van belang om het met elkaar over dit mailgedrag te hebben en daar gezamenlijke afspraken over te maken. Dat kan door vragen als: waarover mailen we elkaar wel en niet? Hoe gaan we om met het gebruik van de cc? Hoe kunnen we beter gebruik maken van gezamenlijke informatiesystemen, zodat we vanzelf minder gaan mailen?
Kortom: als overvolle in-boxen voor het hele management als probleem geldt, dan is het belangrijk om dit in gezamenlijk overleg terug te dringen tot een acceptabel niveau, zonder dat het werk er onder lijdt.
Nu is een overvolle in-box maar één aspect, waar managers van het hoger kader vaak mee te maken hebben en wat hun werkdruk verhoogt. Er zijn nog veel meer zaken, waardoor zij niet altijd toekomen aan hun eigen prioriteiten. Gelukkig hoeft niet alles in gezamenlijk overleg met collega’s te worden opgelost. Er zijn ook tal van aspecten, waar je als manager hoger kader individueel stappen kunt zetten en invloed op uit kunt oefenen. Tijdens de cursus ‘Leiderschap hoger kader’, die op 25 oktober weer van start gaat, wordt daar ruim aandacht aan besteed. Want hoe kun je op hoger kader niveau effectief leiding geven als je niet heer en meester bent van je eigen tijd?
Mocht je interesse hebben in deze cursus, dan hoor ik dat graag!