Multitasken? Vergeet het!

Zo af en toe kijk ik met verbazing naar mijn kinderen, die ‘s-avonds op de bank tv kijkend zitten te whats-appen met een studieboek op schoot. Het ziet er efficiënt uit, maar volgens mij gaat dat absoluut ten koste van iets: het leren, plezier, ontspannen, efficiency of wat nog meer?

Maar dan realiseer ik mij dat ik inmiddels zelf ook steeds meer aan het multitasken ben. Dat is er vanzelf ingeslopen. Ook mijn telefoon ligt bijna altijd bij mij in de buurt. En ook ik kan geregeld de verleiding niet weerstaan om een bericht dat geen enkele spoed heeft te beantwoorden, terwijl ik geconcentreerd over een lesprogramma aan het nadenken was.

 

Wat doet multitasken met ons?
Daar zijn inmiddels de nodige onderzoeken naar verricht. En er komt één duidelijke conclusie uit naar voren: hoewel vaak wordt gedacht dat vrouwen beter zijn in multitasken dan mannen, blijkt dat noch mannen, noch vrouwen er goed in zijn. We doen het wel en in steeds sterkere mate, maar het gaat altijd ten koste van iets anders.

Met andere woorden door te multitasken denk je weliswaar dat je efficiënt bezig bent, maar dat heeft wel een prijs.

 

Wat is die prijs dan?
Door onze aandacht frequent te wisselen en zaken niet één voor één af te handelen kost het nemen van een besluit ons meer moeite, dus ook meer energie. Maar belangrijker nog: met multitasken wordt de kans groter dat je kwalitatief minder goede besluiten neemt. Daarnaast geeft een besluit dat je tijdens het multitasken neemt je minder voldoening. Geconcentreerd een activiteit verrichten draagt namelijk bij aan een goed en tevreden gevoel.

 

Die prijs geldt overigens vooral voor denkwerk.
Doe-werk kunnen we aardig op de automatische piloot: dus daar valt nog wel enigszins te multitasken. Verspenen, het elastieken van een plantje of het stapelen van dozen kunnen ervaren medewerkers zonder al te veel nadenken. Het praten met collega’s hoeft dan niet direct van invloed op hun tempo te zijn.

Maar bij denkwerk ligt dat anders. Het maken van planningen, overzicht houden, keuzes maken, besluiten nemen, aandacht geven, een goed gesprek voeren, zijn allemaal zaken die niet gebaat zijn bij multitasken.

 

En laat het takenpakket van leidinggevenden nu juist vooral uit denkwerk bestaan!
Als je er goed over nadenkt bestaat leidinggeven voor het grootste gedeelte uit denkwerk. Dat betekent dat het voor leidinggevenden uitermate belangrijk is dat ze het multitasken beperken en wellicht ‘blokuren’ inbouwen, waarin zij zich beperken tot één activiteit.

 

Toch realiseren veel leidinggevenden zich dit onvoldoende.
De meest gehoorde reactie is: ik moet bereikbaar zijn, verstoringen horen bij mijn taak. Zij accepteren als het ware dat zij het leidinggeven ‘tussen de bedrijven door’ doen. Maar leidinggeven leent zich niet voor tussendoor. Leidinggeven vraagt geregeld momenten van bezinning en voorbereiding en dat doe je vooral effectief en efficiënt wanneer je je concentreert op één taak tegelijkertijd.

 

Wat te doen?
Geen rijtje met tips van mij dit keer. Ik denk dat het vooral van belang is om een klein begin te maken: af en toe de voldoening en effectiviteit van een vrij gepland blokuur ervaren. En dan vervolgens in wijsheid, rekening houdend met het bedrijfsbelang, kijken hoe je deze blokuren efficiënt invult en in voldoende mate kunt uitbouwen.